Perkembangan sistem absensi

Absensi Online - Perkembangan mengenai sistem absensi telah dimulai sejak bertahun-tahun yang lalu. Hal ini karena absensi merupakan suatu hal yang penting untuk memulai kegiatan esensial bagi setiap pekerjaan atau aktivitas yang akan kita lakukan, baik itu dilakukan di lingkungan sekolah, kantor, maupun lingkungan pabrik.

Tahukah Kamu sistem pencatatan absensi yang dilakukan sudah mengalami perubahan dan perkembangan dari tahun ke tahun, hingga ditemukannya berbagai macam model - model sistem absensi kehadiran yang berbeda - beda. Di artikel ini kami akan membahas beberapa rangkuman sejarah sistem absensi yang pernah diimplementasikan di Indonesia. Langsung saja, berikut adalah beberapa sejarah perkembangan sistem absensi yang pernah dipakai di Indonesia:

1. Sistem absensi dengan Lisan

absensi lisan

Pada awal sejarah perkembangan sistem absensi di Indonesia, dikenal sistem absensi dengan cara penyampaiannya secara lisan. Pada zaman dulu, pendataan absensi dengan lisan ini dilakukan dengan cara mengumpulkan semua karyawan di suatu tempat, kemudian salah seorang dari mereka ada yang bertindak sebagai kepala regu untuk maju di hadapan para karyawan lainnya untuk mengabsen satu per satu rekan kerjanya. Jika salah satu rekan kerjanya ada yang tidak hadir, maka akan ditanyakan apa penyebab dan alasan tidak hadirnya.

2. Dicatat pada kertas absensi

absensi menggunakan kertas

Setelah sistem penyampaian absensi yang dilakukan secara lisan agak kurang efektif, maka pada sejarah perkembangan sistem absensi di Indonesia berikutnya mulai diterapkan sistem absensi dengan cara dicatat pada media kertas. Masihkah kalian ingat kegiatan absensi yang dilakukan ketika masih sekolah dulu? Guru yang masuk ke dalam ruang kelas membawa buku yang berisi daftar hadir siswa, kemudian guru memanggil satu persatu nama - nama muridnya yang ada di dalam buku absensi tersebut, dan memberi keterangan di samping nama murid yang sudah diabsen apakah murid tersebut masuk sekolah atau tidak, beserta alasannya, juga ada atau tidaknya surat ijin jika murid tersebut tidak masuk.

3. Absen menggunakan mesin checklok

absensi checklok

Sistem absensi ini menggunakan media berupa sebuah mesin checklock, serta kartu absensi untuk setiap masing - masing karyawan. Cara kerjanya, karyawan harus memasukkan kartu absensi ke dalam mesin setiap kali dia masuk kerja, istirahat, pulang ataupun lembur kerja. Keterangan mengenai Jam ketika melakukan checklock akan langsung tercetak pada kartu tersebut sesuai kolom yang ada pada kartu absensi.

Karena jumlah kolom absensi yang terbatas, maka kartu ini biasanya hanya bisa digunakan dalam waktu 1 bulan, sehingga setiap ganti bulan, para karyawan akan diberikan masing masing kartu absensi baru untuk bulan tersebut. Dan pada akhir bulan, HRD akan menyalin dan merekap data absensi yang tercetak pada kartu-kartu absensi tersebut ke dalam sebuah komputer untuk dihitung kembali. Dalam sejarah perkembangan sistem absensi di Indonesia, ternyata Sistem absensi checklok ini masih cukup banyak digunakan hingga saat ini.

Beberapa model absensi diatas, yakni absensi dengan cara lisan, dicatat pada kertas absen, serta absensi menggunakan mesin checklock . Ketiga sistem absensi tersebut diolah tanpa software. Untuk pengolahan datanya harus tetap direkap dan dihitung secara manual, sehingga rawan salah hitung dan kadang suka tidak sesuai dengan kondisi yang sebenarnya.

4. Sistem absensi menggunakan kartu

absensi menggunakan kartu

Pada sistem absensi ini mulai dikenal teknologi dengan penyimpanan data absensi secara elektronik, dimana data tersebut bisa langsung diolah di dalam komputer, sehingga tidak perlu repot – repot lagi menghitung dan merekap data secara manual untuk menghindari kesalahan hitung absensi.

Ada beberapa jenis kartu yang digunakan untuk absensi, contohnya:

• Kartu barcode

Sistem ini menggunakan sebuah pembaca kartu barcode, dan beberapa kartu dengan barcode yang tercetak pada permukaan kartunya. Setiap karyawan memegang satu kartu untuk absensi baik itu untuk absensi masuk, istirahat, pulang maupun lembur. Data absensi akan terekam di dalam mesin, yang nantinya HRD bisa mendownload untuk diolah lebih lanjut menggunakan software yang ada di dalam komputer.

• Kartu magnetic stripe

Sistemnya hampir sama dengan sistem kartu barcode, hanya saja yang membedakan pada sistem ini kartu harus digesekan ke mesin readernya.

• Kartu RFID

Kartu RFID digunakan dengan cara hanya mendekatkan kartu pada mesin absensi. Kartu ini bisa terbaca hingga jarak maksimal 10 cm, tergantung letak pemasangan readernya dalam mesin. Jika readernya dipasang di depan, maka bisa terbaca sampai maksimal 10 cm, namun jika readernya dipasang di belakang mesin maka kartu harus ditempel pada mesin absensi.

5. Sistem Aplikasi Absensi Online

absensi menggunakan Aplikasi Online

Absensi menggunakan aplikasi Absensi Online ini merupakan sebuah perkembangan sistem absensi yang paling modern di tahun 2020. Absensi dengan menggunakan Absensi Online ini lebih praktis dan mudah, karyawan hanya perlu mendownload Aplikasi Absensi Online, bisa melalui Play Store ataupun App Store dan HR hanya perlu mendaftarkan karyawannya dengan cara scan QR code dan tinggal menentukan jam kerja atau shift karyawan tersebut. Kelebihan menggunakan Aplikasi Absensi Online ini, karyawan hanya perlu selfie wajahnya di lingkungan kantor atau perusahaan untuk melakukan absensi masuk maupun pulang. Selain itu, aplikasi Absensi Online ini dilengkapi dengan keaman gps, sehingga karyawan tidak dapat memanipulasi posisi mereka dan ini dapat mengurangi tindakan karyawannya untuk membolos.

Dan itulah beberapa macam perkembangan sistem absensi karyawan dari awal hingga sampai saat ini absensi menggunakan Absensi Online.

Pentingnya absensi untuk karyawan

Absensi Online - Saat ini, produktivitas kerja karyawan serta efisiensi karyawan menjadi faktor utama yang penting bagi perusahaan untuk terus maju berkembang dan menjadi lebih baik dari para pesaing. Sehingga setiap perusahaan mau tidak mau harus terus melakukan inovasi inovasi baru. Salah satu inovasi terbaru yang dapat dilakukan adalah dengan memperbaiki manajemen absensi kehadiran para karyawannya yang berfokus untuk meningkatkan tingkat keproduktivitasan dan mengembangkan karyawan agar menjadi lebih efektif, namun tetap efisien. Namun ternyata pentingnya sistem absensi karyawan ini dibeberapa perusahaan masih sering disepelekan. Padahal sistem absensi karyawan merupakan dasar terbentuknya loyalitas karyawan terhadap perusahaan.

absensi

Menerapkan Sistem Absensi Karyawan

Ada beberapa alasan kenapa setiap perusahan harus menerapkan sistem absensi karyawan. Terlepas dari jenis usaha dan besarnya sebuah perusahaan, memiliki sebuah sistem absensi merupakan suatu keharusan yang berperan besar untuk perkembangan perusahaan, serta kinerja dan loyalitas karyawan. Beberapa perusahaan masih ada yang membuat laporan secara manual, padahal cara ini sudah lama dan akan menguras waktu serta tenaga, sedangkan hasilnya belum tentu efektif.

Selain itu, menggunakan mesin absensi tidak hanya bermanfaat untuk perusahaan besar namun juga sangat membantu untuk perusahaan kecil. Perusahaan yang mempunyai banyak cabang akan sangat terbantu karena lebih mudah dalam mengorganisir karyawannya. Terutama untuk segi administratif. Untuk perusahaan kecil, penggunaan mesin absensi ini akan sangat membantu untuk membentuk sebuah peraturan perusahaan, agar menjadi lebih disiplin dan pastinya teratur. Bagi perusahaan yang menerapkan banyak shift kerja, mengatur jadwal kerja serta lemburan untuk karyawan sangatlah penting. Disinilah peran mesin atau software absensi yang nantinya akan lebih membantu perusahaan dalam mengorganisir karyawannya.

absensi untuk perusahaan

Manfaat Sistem Absensi Bagi Perusahaan

Sistem manajemen absensi karyawan memungkinkan pengelolaan dan pendataan ketidakhadiran karyawan di sebuah perusahaan, sehingga biaya operasional dan keuangan dapat terkelola lebih baik. Dibawah ini adalah beberapa manfaat sistem absensi karyawan bagi perusahaan:

• Dapat memantau data kehadiran karyawan dengan mudah melalui sistem absensi. Karena pada umumnya sistem absensi karyawan menyediakan absen dengan beberapa metode seperti Absensi online atau absensi wajah.
• Dengan adanya sistem absensi di perusahaan, maka dapat mengurangi pekerjaan untuk administratif. Dikarenakan absensi sesuai jam kerja dapat dilakukan secara otomatis.
• Pada umumnya, sistem aplikasi absensi karyawan mempunyai basis cloud. Yang artinya, seluruh data yang diinput pada aplikasi akan tersimpan di server cloud, sehingga dapat diakses dari mana saja dan kapan saja. Selain itu, dengan sistem cloud juga memungkinkan Anda untuk mendapatkan data secara real-time dan secara up-to-date. Dengan data yang didapat secara akurat, maka Anda pun bisa mengambil keputusan yang strategis dengan tepat dan lebih mudah.
• Sistem aplikasi absensi karyawan bertujuan untuk membantu mempersingkat proses yang tidak perlu dilakukan sehingga dapat menghemat waktu. Tidak hanya absensi, tetapi juga hal-hal yang lainnya seperti mengajukan cuti, izin sakit, dan lain sebagainya. Dengan begitu, maka Anda bisa memanfaatkan waktu yang luang untuk melakukan hal-hal lain yang bersifat produktif.

absensi untuk karyawan

Sistem Absensi untuk Kedisiplinan Karyawan

Penggunaan sistem absensi tidak hanya bermanfaat untuk perusahaan saja tetapi juga untuk meningkatkan tingkat kedisiplinan para karyawan. Demi terbentuknya sebuah kesatuan antara perusahaan dengan karyawan, maka penggunaan sistem absensi karyawan merupakan suatu kewajiban. Berikut adalah beberapa manfaat bagi karyawan:

• Menjadikan karyawan lebih produktif.
• Setiap karyawan mendapatkan besaran gaji yang sesuai dengan kinerjanya.
• Melatih kejujuran karyawan.
• Setiap karyawan akan lebih patuh terhadap peraturan dan sanksi yang ada di perusahaan.

Kunci kesuksesan sebuah perusahaan terletak pada kedisiplinan waktu dan integritas setiap karyawan. Namun hanya memantau absensi karyawan setiap bulan tidaklah cukup. Setiap perusahaan perlu memonitor tingkat kedisiplinan terhadap peraturan yang berlaku di perusahaan. Disinilah peran penting sistem absensi karyawan bagi perusahaan.

Absensi Online dilengkapi dengan berbagai fitur yang dapat memudahkan Anda untuk melakukan absensi. Data-data dari kehadiran karyawan akan tersimpan dengan baik dan akurat menggunakan Absensi Online. Selain itu, Aplikasi Absensi Online juga memiliki berbagai fitur canggih lainnya yang tentu saja akan membantu memudahkan pekerjaan HRD dalam memenuhi kebutuhan perusahaan Anda untuk pengelolaan HR yang lebih baik.

Absensi Untuk Karyawan

Aplikasi Absensi Online - Karyawan merupakan ujung tombak kesuksesan bagi suatu perusahaan. Perusahaan tidak akan mungkin dapat mencapai tujuan dan kesuksesannya tanpa adanya bantuan dari para karyawannya. Makanya agar perusahaan dapat mencapai tujuannya dengan mudah, HRD perlu mengelola sumber daya manusia (SDM) yang ada dengan sebaik mungkin. Salah satu tantangan dalam pengelolaan SDM adalah memastikan karyawannya tercatat dalam absensi dengan menggunakan sistem atau aplikasi Absensi Online yang paling efektif. Demi menjaga kedisiplinan para karyawan agar tidak datang terlambat atau membolos , sebagian besar perusahaan pasti memasang dan menerapkan mesin absensi yang modern dan canggih untuk digunakan para karyawannya.

Pada zaman dulu, mungkin Anda sering menemui atau melihat mesin absensi manual yang menggunakan kertas absensi dan memasukannya ke mesin absensi. Namun saat ini mesin absensi tersebut sudah mulai ditinggalkan karena fungsinya yang kurang canggih dan sudah ketinggalan jaman. Dibwah ini ada beberapa penjelasan tentang berbagai macam sistem absensi karyawan yang paling banyak diminati atau dipakai oleh perusahaan-perusahaan yang ada di Indonesia.

Absensi Digital

Absensi Digital

Sistem absensi digital menggunakan kata sandi atau password yang diberikan kepada masing-masing karyawan disuatu perusahaan. Sebelum digunakan, semua karyawan harus terlebih dahulu didaftarkan ke dalam sistem, lalu mereka membuat password-nya sendiri. Setiap karyawan harus memasukkan password yang telah mereka buat dan telah didaftarkan sebelumnya pada alat absensi digital yang sudah dipasang oleh perusahaan. Proses absensi tersebut harus dilakukan oleh semua karyawan pada saat jam datang kerja maupun saat jam pulang kerja sebagai tanda bukti bahwa mereka telah hadir pada hari tersebut. Mesin absensi digital sudah dipakai sejak tahun 1970. Kekurangan dari sistem absensi digital ini adalah proses yang lama, karena karyawan harus memasukkan datanya terlebih dahulu agar mereka dapat melakukan absensi dan kemudian memasukkan password.

Fingerprint

Absensi Sidik Jari

Mesin absensi yang menggunakan sidik jari atau fingerprint sudah ada sejak tahun 1997. Mesin absensi ini menggunakan sidik jari pengguna atau karyawan untuk melakukan autentifikasi. Penemu mesin absen sidik jari ini telah menyadari bahwa semua sidik jari orang yang ada dunia ini unik dan berbeda antara orang yang satu dengan yang lain, bahkan orang yang kembar identik sekalipun sidik jarinya berbeda. Hanya dengan merekam sidik jari karyawan dan menyipan datanya, karyawan dapat melakukan absensi hanya dengan menempelkan jari yang telah disimpan datanya pada mesin absensi fingerprint saat tiba di kantor maupun saat pulang dari kantor. Penyimpanan data pada sistem absensi fingerprint ini cukup besar, bisa menampung data puluhan ribu karyawan. Pencatatan data kehadiran karyawan dengan mesin absensi fingerprint pun lebih akurat dan pemakaian sistem absensi ini sangat lebih mudah.

Akan tetapi, mesin absensi fingerprint ini pun memiliki kekurangan pada proses perekaman dan pendataan pada sidik jari karyawan. Mesin jenis ini lebih cenderung mengalami error atau mengalami proses yang sangat lambat, apalagi jika sidik jari yang sedang dideteksi kotor, basah, berkeringat atau sedang memakai plester.

App Absensi Online

Aplikasi Absensi Online

Absensi menggunakan aplikasi online ini tidak sama dengan beberapa mesin absensi yang ada di atas. Absensi dengan menggunakan aplikasi online jauh lebih praktis dan mudah, karyawan hanya perlu mendownload aplikasi Absensi Online melalui Play Store atau App Strore dan HRD hanya perlu mendaftarkan karyawannya lewat scan QR code dan menentukan jam kerja atau shift karyawan tersebut. Kelebihan menggunakan Aplikasi Absensi Online ini adalah, karyawan hanya perlu melakukan selfie di lingkungan kantor atau perusahaan untuk melakukan absensi masuk maupun absensi pulang. Selain itu aplikasi Absensi Online ini dilengkapi dengan keaman gps, sehingga karywan tidak dapat melakukan manipulasi posisi mereka dan ini dapat mengurangi karywan yang ingin melakukan tindakan membolos. Dan juga aplikasi ini dilengkapi dengan alaram notifikasi, sehingga setiap 1 menit sebelum jam masuk kantor aplikasi ini akan bergetar atau mengeluarkan nada untuk memberitahu karyawan untuk segera melakukan absensi jika mereka belum melakukannya.


Dan itulah beberapa macam sistem absensi karyawan yang paling banyak diminati dan dipakai oleh perusahaan-perusahaan yang ada di Indonesia.